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Restituer un véhicule de location dans les règles de l’art

Par Fabien - Publié le 13/03/2018, mis à jour le 30/09/2019 

Lecture : 6 min


 

En fin de contrat de location longue durée (LDD) ou de location avec option d’achat (LOA), la restitution d’un véhicule engendre souvent des incompréhensions de facturation de la part des entreprises. Voici quelques clés qui vous éviteront toute mauvaise surprise, du début du contrat au procès-verbal de restitution.

 

 

Préparer la restitution du véhicule

Dans toute location de véhicule (LLD, LOA, location avec services, fleet management), l’étape de restitution nécessite une préparation soignée. Il est primordial d’y penser dès la signature de votre contrat.

 

À la livraison du véhicule

La restitution doit être évoquée avec votre loueur de manière transparente, dès le début de la relation commerciale. Chaque loueur a en effet son appréciation personnelle de la définition de la vétusté d’un véhicule, conséquence de son ancienneté, de son usure et de son manque d’entretien… Pour faciliter le travail lorsque vous souhaitez rendre un véhicule en leasing, en LOA ou en LLD, certains définissent même une grille indiquant ce que représente l’usure normale après quelques années d’une utilisation « raisonnable ». Dans tous les cas, votre loueur sera souvent conciliant sur les micro-rayures du pare-chocs ou les moquettes un peu fatiguées.

 

Cependant, il n’est pas rare d’avoir à remettre à neuf certains éléments abîmés, voire manquants. Mais pas à n’importe quel prix ! Demandez à votre loueur s’il estime le coût des réparations en se basant sur les prix des pièces de réemploi (recyclées). Il serait dommage de ne pas en bénéficier, d’autant que depuis le 1er janvier 2017, la loi sur la transition énergétique impose aux garagistes de proposer des pièces détachées d’occasion.

Enfin, vérifiez que votre contrat possède bien en annexe un état des lieux précis du véhicule. Cela vous évitera d’avoir à payer les dégâts éventuels de votre voiture, même minimes, mais préexistants à votre location.

 

 

Pendant la durée du contrat

Vous l’avez compris, la restitution de votre véhicule engendrera sûrement quelques dépenses. Alors autant les anticiper ! Voici quelques pistes :

Votre loueur peut prévoir d’intégrer dans le contrat les frais de remise en état de votre flotte en les mensualisant sur 36 mois par exemple. L’estimation de la somme à verser chaque mois pourra se baser sur les coûts antérieurs des restitutions des véhicules de votre flotte. Cette méthode nécessite néanmoins un réajustement pas toujours facile à calculer à la fin du contrat.

 

Location de véhicule : gare aux kilomètres en trop !

Faites attention aux excédents kilométriques. Vos véhicules sont en effet loués pour des kilométrages précis. Les dépassements de forfait, même de 5 % seulement, coûtent chers. Si besoin, pensez à faire réajuster votre forfait kilométrique avant la fin du contrat en demandant à votre loueur d’établir un avenant. Mais n’attendez pas que ce dernier vous le propose spontanément, cette démarche reste entièrement à votre initiative !

 

 

Pendant la restitution du véhicule

En fin de contrat, le véhicule doit être rendu dans un état général et mécanique impeccable, sous peine de payer des frais de remise en état élevés.

 

Le procès-verbal de restitution

Lorsque vous souhaitez rendre une voiture en LOA, en LLD ou en leasing, la pièce majeure de cette restitution, est le procès-verbal de restitution de véhicule. Il est présent dans la pochette du conducteur dès la livraison du véhicule. Si celui-ci est égaré, demandez un nouveau PV à votre loueur quelque temps avant la restitution. Cela vous permettra de préparer votre fin de contrat, c’est-à-dire d’évaluer vous-même les remises en état à prévoir. Certains bons loueurs peuvent également vous rencontrer six mois avant la fin de la location pour réaliser un pré-diagnostic plus précis. Vous saurez alors à quoi vous en tenir le jour J et pourrez anticiper les réparations pour éviter les surcoûts de facturation.

 

L’examen du véhicule

À la date de la restitution, le conducteur délivre au concessionnaire le certificat d’immatriculation, le carnet d’entretien rempli et les jeux de clefs qu’il a reçus à la livraison. La restitution physique du véhicule (sur le lieu de restitution fixé en amont) s’accompagne d’un examen précis de son état mécanique et esthétique entre le conducteur et le concessionnaire. Le PV de restitution est alors rempli et signé par le conducteur. Cette fiche d’état des lieux du véhicule de location, aussi appelée fiche de restitution, est envoyée au loueur dans les 48 heures, avec accusé de réception. Une fois que le loueur a repris possession de son véhicule, il peut réaliser une contre-expertise afin de vérifier la conformité du procès-verbal, s’il estime que l’état des lieux du véhicule est incomplet.

Pour éviter que la restitution soit source de malentendus, certains loueurs font venir un expert chez le concessionnaire pour enrichir leur contre-expertise de photos du véhicule. La “photo-restitution” peut être utilisée pour analyse et expertise des dommages par des experts indépendants.

 

La clôture du contrat de location

Ce n’est qu’une fois la facture de remise en état du véhicule validée par le gestionnaire que le contrat est clos et que la facturation s’arrête. Tant que vous n’aurez pas validé cette facture, les loyers ne seront pas stoppés. En effet, si vous louez un nouveau véhicule sans vous être assuré que l’ancien soit effectivement restitué, physiquement et administrativement, vous risquez d’avoir à régler un double loyer.

Vous l’aurez compris, la restitution n’est pas une mince affaire. Le meilleur moyen de réduire les frais reste encore de maintenir en meilleur état possible votre flotte. Veillez donc bien à l’entretien et surveillez les kilomètres parcourus. Quant à vos collaborateurs, un seul mot d’ordre à transmettre : qu’ils prennent soin de leur véhicule !

 


Que se passe-t-il en cas de retard pour restituer le véhicule ?

Dès lors que le véhicule n’est pas restitué à la date prévue au contrat, le loueur peut récupérer la voiture là où elle se trouve et à vos frais. Pensez à anticiper en demandant une prolongation de la durée de la location, même si celle-ci peut ne pas être accordée par le loueur.


 

Les points à vérifier lors de la restitution du véhicule

Avant de rendre un véhicule en leasing, en LOA ou en LLD, un contrôle de son état est à effectuer. Cet examen du véhicule porte sur de nombreux points clés que vous pouvez réparer en amont, si besoin, pour réduire les coûts. Si les conditions de prise en charge peuvent différer d’un loueur à l’autre, les éléments à surveiller sont toujours les mêmes : ils sont présents sur la fiche de restitution du véhicule. Alors, quels sont les dommages ou manques généralement facturables ?

 

Carrosserie et peinture

- Les rayures profondes (de plus de 30 mm), les éraflures trop nombreuses (par élément de carrosserie) ou les griffes superficielles ayant un impact sur la présentation générale de la voiture car très nombreuses ;

- Les chocs assimilés à des sinistres, qui n’ont pas été réparés, les pièces cassées ou défectueuses, les dégâts de la grêle ou encore toutes les pollutions qui nécessitent une projection de peinture ;

- Les bosses dont le diamètre est supérieur à 20 mm, les petites bosses en nombre supérieur à celui prévu au contrat, les bosses ou éraflures avec formation de rouille ou encore les marquages, peintures ou autocollants publicitaires.

 

Pare-chocs, baguettes, moulures de protection latérales

- Les pare-chocs, les baguettes et les moulures cassés, déformés ou fendus ;

- Les pare-chocs, les baguettes et les moulures peints comme la carrosserie qui présentent des rayures profondes et non lustrables, ainsi que des peintures écaillées.

 

Rétroviseurs extérieurs

- Les rétroviseurs cassés (miroir, corps), mal attachés ou rayés ;

- Les rétroviseurs au mécanisme (électrique, lumineux) cassé.

 

 

Roues et pneumatiques

: - Les pneus avec une profondeur de rainures inférieure ou égale à 4 mm ;

- Les pneumatiques non conformes (par rapport aux spécifications du constructeur) ;

- Les pneus présentant des déchirures ou entailles sur les flancs ;

- Une roue de secours et les dispositifs anti-crevaison et de réparation manquants (mais aussi écrous et clés antivol) ;

- Les enjoliveurs (si le véhicule en était équipé à l’origine) et les jantes manquants ou non conformes.

- Les jantes déformées, cassées ou avec des rayures profondes (de 1 mm au moins) et longues (de 30 mm).

 

 

Surfaces vitrées et feux d’origine

- Les pare-brises présentant un ou des impacts non réparables et/ou dans le champ de vision du conducteur ou du passager ;

- Les feux cassés ou fêlés avec risque d’humidité à l’intérieur ;

- Les essuie-glaces défectueux ou manquants ;

- Les feux de route ou antibrouillard avec des fissures, des rayures ou des trous qui détériorent l’éclairage ou l’apparence du véhicule.

 

Habitacle

- Les matériaux déchirés et éraflés ;

- Les brûlures de cigarettes ;

- Les tâches permanentes ;

- Les trous dans le revêtement du plancher ou du coffre ;

- Les saletés ou les odeurs nécessitant un nettoyage ou une réparation ;

- Les pièces cassées, défectueuses ou manquantes (GPS, autoradio, sièges supplémentaires…).

 

Documents et codes

- Absence d’un document légal ;

- Absence de la carte grise du véhicule, du carnet d’entretien complété et des notices d’utilisation ;

- Absence d’éléments d’ouverture du véhicule (clés et cartes d’origine (au moins 2), codes sécurité / antidémarrage).

 


Davantage de tolérance pour les véhicules utilitaires

Les véhicules utilitaires, souvent plus exposés aux chocs du fait de leur utilisation professionnelle plus « extrême », font souvent l’objet de conditions moins sévères de la part des loueurs. Le nombre de bosses prises en charge par le loueur, ainsi que la taille des impacts, peut-être plus important.


 

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