Gestion du parc de véhicules : optimiser et piloter les dépenses

 

 

Gérer un parc automobile consiste à traiter une quantité de tâches chronophages, comme suivre le kilométrage des véhicules pour repérer les dérives. Pour ne pas crouler sous un monceau de choses à faire, quelques principes de base s’imposent. La centralisation et la consolidation des données permettent d’investir le temps gagné grâce à l’automatisation, dans un pilotage des coûts et des investissements.

 

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Gestion de flotte automobile : quels objectifs se fixer ?

Une gestion de flotte automobile millimétrée a l’avantage de poser un cadre rassurant pour toutes les personnes concernées. Une refonte du processus de gestion de son parc auto doit viser plusieurs objectifs.

Gestion du parc de véhicules et collaborateurs

 

 

  • Fournir une solution à ses collaborateurs pour éviter les avances d’argent tout en contrôlant les dépenses ;
  • Avoir une vision claire du coût de son parc automobile ;
  • Connaître les coûts réels de chaque poste de dépenses ;
  • Identifier les anomalies dans un délai express et générer des alertes ;
  • Suivre ses contrats de location ;
  • Récupérer facilement la TVA ou la TVS ;
  • Simplifier ses déclarations fiscales.

Gestion de flotte : centraliser toutes les informations

Le nombre de justificatifs nécessaires à la gestion de flotte est un inventaire à la Prévert : justificatifs de dépenses, factures des fournisseurs, relevés kilométriques, carte grise du véhicule, données des permis de conduire des collaborateurs…

Gestion parc de véhicules et collaborateurs

Il est possible de gagner du temps et de l’énergie en centralisant toutes les informations indispensables à un bon pilotage :

  • Grâce aux campagnes d’emailing générées depuis le site, les collaborateurs mettent eux-mêmes à jour les informations relatives à leur permis de conduire ou à leurs coordonnées ;
  • La taxe sur les véhicules de société (TVS) est calculée automatiquement pour tous les véhicules concernés ;
  • Les kilométrages enregistrés dans la plateforme permettent de suivre les dérives des contrats de location et les consommations aux 100 km. Elles génèrent également des alertes pour l’entretien ou les contrôles techniques ;
  • Les factures d’entretiens, d’assurance, de financement intégrables dans l’outil permettent de construire un vrai TCO* (Total Cost of Ownership).

En présentant un TCO complet (véhicules, collaborateurs, cartes, badges…) aux services Achats ou au comité de direction, la compréhension des enjeux et la présentation des opportunités de réduction des postes de dépenses sont mieux appréhendées par les dirigeants.

Suivi de flotte : piloter les dépenses grâce à la consolidation des données

Le temps économisé grâce à la centralisation automatisée des documents liés à son parc auto peut être investi par les services administratifs et financiers pour piloter les investissements et prioriser les actions correctives à mener.

Gestion du parc de véhicules et collaborateurs

Une optimisation de la gestion de flotte sur le long terme consiste en cinq axes principaux :

  • Identifier les véhicules qui ont le plus consommé et choisir les véhicules proposés dans la CarPolicy ;
  • Comparer le coût de la flotte par département ou site géographique de l’entreprise et engager une harmonisation des pratiques ;
  • Affiner le paramétrage des alertes pour donner un cadre à l’utilisation du véhicule et des services associés tout en facilitant l’utilisation des véhicules par les collaborateurs dans leur mobilité ;
  • Comparer les prestations des différents fournisseurs et mettre en place des contrats cadres ;
  • Monitorer et faire baisser le coût total de possession d’un véhicule en conservant une même qualité de service et un confort d’utilisation équivalent.

Autres fonctionnalités SOCLES

Avec TOTAL FLEET, bénéficiez de toutes les fonctionnalités incontournables à l’optimisation et à la maintenance d’une flotte automobile.