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Gestion simplifiée des véhicules : il est temps de passer au « zéro papier » !

Télématique > Gérer sa flotte connectée

Recevoir des documents par courrier, puis les trier, les traiter, les classer… Avez-vous déjà essayé d’estimer le temps passé à effectuer ces tâches ? Probablement pas, car le résultat risquerait de vous effrayer. Et si on parlait des outils qui vous permettent de gérer vos véhicules de façon simple et beaucoup plus efficace ?

Par Clémentine - Publié le 27/01/2020, mis à jour le 27/01/2020 

Lecture : 2 min


 

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Ce n’est pas un secret, la gestion administrative fait perdre aux entreprises un temps très précieux. Certaines études avancent même que la recherche et le classement de documents mobilisent jusqu’à 1 journée par semaine. Les gestionnaires de flotte et chefs d’entreprise en ont bien conscience, au point d’essayer de mettre en place des moyens d’optimisation efficaces.

Factures, contrats… Centralisez-les !

Le portail TOTAL FLEET donne l’occasion à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de minimiser leur gestion et de gagner du temps de traitement sur de nombreux documents. Vos contrats et factures fournisseurs peuvent par exemple être réunies au format électronique dans votre espace client. Plus besoin de perdre de l’énergie à rechercher un document, TOTAL FLEET vous permet d’y accéder en quelques clics. Et s’il vous reste d’autres factures ou dépenses annexes à classer, trois façons s’offrent à vous pour les centraliser : la saisie manuelle, le format générique d’intégration ou le dépôt de fichier.

Gestion de flotte : ces fonctionnalités qui font la différence

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La centralisation des documents permet à votre entreprise d’aller vers le « zéro papier » et de gagner du temps. D’autres fonctionnalités de TOTAL FLEET vous rendent la gestion de parc plus simple, notamment en termes de fiscalité : récupération facilitée de la TVA et de la TICPE (pour les poids lourds), accès aux montants à déclarer pour la TVS et avantages en nature…En outre, savez-vous que vous pouvez aussi gérer automatiquement vos amendes ? L’option ANTAI de TOTAL FLEET va vous faciliter la tâche.

Gagner du temps, cela veut aussi dire savoir tirer parti de toutes les informations qui peuvent vous être utiles. TOTAL FLEET vous permet par exemple d’éditer des rapports de gestion, pour vous faciliter la lecture des données et connaître l’état exact de votre parc. Vous pouvez également créer très facilement des campagnes e-mailings, pour faciliter tous les échanges avec vos conducteurs. Enfin, des alertes vous informent des anomalies, éventuelles suspicions de fraudes (dans l’utilisation des cartes ou télébadges), échéances et éventuelles incohérences liées à votre flotte.

Gestion de flotte : quand les notes de frais plombent les emplois du temps !

Associée au portail TOTAL FLEET, la carte TOTAL est aussi l’outil indispensable qui vous permet de gagner un temps précieux dans votre gestion de flotte. Tous vos conducteurs peuvent l’utiliser en mobilité, que ce soit pour effectuer leur plein d’essence, de Diesel, de gaz naturel pour véhicules (GNV) ou recharger leur véhicule électrique. Elle est aussi une alliée précieuse pour franchir les péages, accéder au lavage et se garer dans un très vaste réseau de parkings… A la clé pour le gestionnaire de parc : toutes les dépenses sont centralisées sur une facture unique, accessible depuis l’espace client TOTAL FLEET. Autrement dit : vous pouvez vraiment vous passer de tickets à trier et de notes de frais à traiter. Vous gagnez du temps et vous pouvez vous consacrer à des tâches plus importantes.

Vous aussi, vous souhaitez maîtriser vos dépenses et rendre votre gestion de flotte encore plus efficace ? Souscrivez en ligne à la carte TOTAL ou contactez le service client : 01 84 94 94 05 (numéro non surtaxé).

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